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Anwendungsfall
Campuslieferdienst
Ein Campuslieferdienst bringt Literatur aus dem Bibliotheksbestand schnell, kontrolliert und digital zu den Menschen, die sie benötigen.
Hochschulbibliotheken unterstützen Studium, Lehre und Forschung mit Literatur aus ihren eigenen Beständen. Ein Campuslieferdienst macht diesen Service digital: Nutzerinnen und Nutzer bestellen benötigte Kapitel, Aufsätze oder Auszüge, die anschließend geprüft, gescannt und bereitgestellt werden.
Damit der Dienst im Alltag zuverlässig funktioniert, müssen Bestellwege, Nutzergruppen, Bestandsprüfung, Scanprozess, Lieferung und Statuskommunikation gut zusammenspielen. Imageware unterstützt Bibliotheken dabei, diese Schritte in einem klaren Workflow zu organisieren.
Literatur aus dem eigenen Bestand digital bereitstellen
Beim Campuslieferdienst bestellen berechtigte Nutzerinnen und Nutzer Literatur aus dem Bestand ihrer Bibliothek. Die Bestellung kann zum Beispiel über ein Discovery-System oder über ein eigenes Bestellformular ausgelöst werden. Anschließend wird geprüft, ob der gewünschte Titel und der angefragte Umfang für den Service freigegeben sind.
Je nach Einrichtung können unterschiedliche Nutzergruppen, Bestände, Lieferwege oder Ausleihtypen gelten. Deshalb braucht der Workflow klare Regeln: Wer darf bestellen? Welche Materialien sind zugelassen? Welche Angaben werden für die Bearbeitung benötigt? Und wie wird der fertige Scan bereitgestellt?
Ein guter Service braucht klare Steuerung im Hintergrund
Für Nutzerinnen und Nutzer soll ein Campuslieferdienst möglichst einfach wirken. Im Hintergrund besteht der Prozess jedoch aus vielen Schritten: Authentifizierung, Bestellprüfung, Metadatenübernahme, Ausheben der Vorlage, Scan, Qualitätssicherung, Lieferung und Benachrichtigung.
Ohne durchgängige Workflowsteuerung entstehen schnell manuelle Zwischenschritte. Bestellungen müssen nachbearbeitet, Angaben ergänzt, Statusmeldungen separat verschickt oder Scans außerhalb des eigentlichen Prozesses bereitgestellt werden. Das kostet Zeit und erschwert den Überblick.
Besonders anspruchsvoll wird der Dienst, wenn mehrere Standorte, Teilbibliotheken, Benutzergruppen oder Bestandsregeln beteiligt sind. Dann muss der Workflow flexibel genug sein, um lokale Vorgaben abzubilden, und gleichzeitig einfach genug, um im Alltag effizient zu funktionieren.
Ein Workflow vom Bestellformular bis zur Bereitstellung
Imageware unterstützt Campuslieferdienste mit einem durchgängigen Workflow für Bestellung, Bearbeitung, Scan und Bereitstellung. Bestellungen können aus angebundenen Systemen oder Formularen übernommen, mit Metadaten angereichert und anhand definierter Regeln gesteuert werden.
mybib eDoc übernimmt die zentrale Steuerung des Dienstes. Das System bildet Bestelleingang, Benutzer- und Bestandslogik, Statusverfolgung, Bearbeitung, Auslieferung und Benachrichtigung ab. Mitarbeitende sehen, welche Aufträge offen, in Bearbeitung, gescannt, geliefert oder abgeschlossen sind.
BCS-2 unterstützt den Scanprozess. Benötigte Kapitel, Aufsätze oder Auszüge werden erfasst, nachbearbeitet, geprüft und anschließend an mybib eDoc oder angebundene Systeme übergeben.
Wenn Inhalte nicht direkt als Datei geliefert, sondern in einem kontrollierten Zugriffsszenario bereitgestellt werden sollen, kann mybib eL ergänzen. So lassen sich digitale Inhalte passend zu den Vorgaben der Einrichtung verfügbar machen.
Ein möglicher Ablauf
Bestellung auslösen
Nutzerinnen und Nutzer bestellen benötigte Literatur über ein Discovery-System, einen Kataloglink oder ein Bestellformular.
Berechtigung und Bestand prüfen
Der Workflow prüft, ob die Nutzergruppe, der Bestand und der angefragte Umfang für den Campuslieferdienst zugelassen sind.
Auftrag anlegen und anreichern
Die Bestellung wird in mybib eDoc als Auftrag angelegt. Metadaten, Signaturen oder weitere Informationen können automatisch übernommen oder ergänzt werden.
Vorlage ausheben und scannen
Die benötigten Seiten, Kapitel oder Aufsätze werden aus dem Bestand entnommen und mit BCS-2 digitalisiert.
Qualität prüfen und Dateien vorbereiten
Die Scans werden kontrolliert, bei Bedarf nachbearbeitet und für die Lieferung oder Bereitstellung vorbereitet.
Bereitstellen oder ausliefern
Die fertigen Digitalisate werden über den definierten Lieferweg bereitgestellt oder in einem kontrollierten Zugriffsszenario verfügbar gemacht.
Status kommunizieren und Auftrag abschließen
Nutzerinnen und Nutzer können über den Bearbeitungsstand informiert werden. Nach der Lieferung wird der Auftrag abgeschlossen, archiviert oder nach definierten Regeln weiterverarbeitet.
Ein digitaler Service, der für Nutzer einfach und für Teams steuerbar bleibt
Mit Imageware können Hochschulbibliotheken Campuslieferdienste so organisieren, dass Bestellungen zuverlässig bearbeitet und digitale Inhalte schnell bereitgestellt werden. Mitarbeitende behalten den Überblick über Aufträge, Bearbeitungsstände und Lieferwege, während Nutzerinnen und Nutzer klar über ihren Auftrag informiert werden können.
Das reduziert manuelle Abstimmung, unterstützt einheitliche Abläufe und macht Literatur aus dem eigenen Bestand auch dann zugänglich, wenn der direkte Zugriff vor Ort nicht möglich oder nicht gewünscht ist.
Besonders relevant für Hochschulbibliotheken
Campuslieferdienste unterstützen Einrichtungen, die Studium, Lehre und Forschung mit digitalen Services aus dem eigenen Bestand versorgen möchten.
Lassen Sie uns über Ihren Campuslieferdienst sprechen.
Ob neuer Service, bestehender Workflow oder stärkere Automatisierung: Wir unterstützen Sie dabei, Anforderungen zu klären und einen Ablauf zu entwickeln, der zu Ihren Beständen, Nutzergruppen und Systemen passt.