Anwendungsfall
Dokumentenlieferung

Dokumentenlieferung ist für viele Bibliotheken ein zentraler Service. Nutzerinnen und Nutzer bestellen Literatur aus dem Bestand, die anschließend geprüft, gescannt und digital bereitgestellt oder ausgeliefert wird.

Damit dieser Ablauf im Alltag zuverlässig funktioniert, müssen Bestelleingang, Bearbeitung, Scanprozess, Lieferung und mögliche Rückmeldungen sauber ineinandergreifen. Imageware unterstützt Bibliotheken dabei, diese Schritte transparent und effizient zu organisieren.

Bestellungen digital organisieren und zuverlässig ausliefern

Bei der Dokumentenlieferung müssen Bestellungen aus unterschiedlichen Quellen erfasst, geprüft und an die zuständigen Mitarbeitenden weitergegeben werden. Danach werden die benötigten Titel oder Bände ausgehoben. Die relevanten Seiten oder Kapitel werden gescannt, kontrolliert und in der gewünschten Form ausgeliefert.

Je nach Service können zusätzlich Benachrichtigungen, Quittierungen, Reklamationen, Abrechnung oder rechtliche Vorgaben eine Rolle spielen. Wichtig ist, dass der Status eines Auftrags jederzeit nachvollziehbar bleibt – vom Eingang bis zur abgeschlossenen Lieferung.

Viele Einzelaufgaben müssen zuverlässig zusammenspielen

Dokumentenlieferung besteht aus vielen kleinen Schritten. Wenn Bestellungen manuell weitergegeben, Scans separat abgelegt oder Statusinformationen außerhalb des Systems gepflegt werden, entstehen schnell Verzögerungen und zusätzlicher Abstimmungsaufwand.

Besonders anspruchsvoll wird es, wenn mehrere Standorte, Teilbibliotheken oder Dienste beteiligt sind. Dann muss klar sein, wer welchen Auftrag bearbeitet, welche Vorlage benötigt wird, ob der Scan bereits erfolgt ist und wann die Lieferung abgeschlossen wurde.

Ohne durchgängige Workflowsteuerung gehen solche Informationen leicht verloren. Das erschwert die Bearbeitung und macht es für Mitarbeitende und Bestellende schwieriger, den aktuellen Stand zu erkennen.

Ein Workflow vom Bestelleingang bis zur Lieferung

Imageware unterstützt Dokumentenlieferung mit einem durchgängigen Ablauf: Bestellungen werden erfasst, angereichert, gesteuert, gescannt und anschließend ausgeliefert oder bereitgestellt. Alle relevanten Arbeitsschritte bleiben im System nachvollziehbar.

mybib eDoc übernimmt die zentrale Steuerung der Aufträge. Das System bildet Bestelleingang, Bearbeitung, Statusverfolgung, Auslieferung und gegebenenfalls Abrechnung oder Reklamationsbearbeitung ab. Mitarbeitende sehen, welche Aufträge offen, in Bearbeitung, geliefert oder abgeschlossen sind.

BCS-2 unterstützt den Scanprozess. Benötigte Seiten, Kapitel oder Dokumente werden erfasst, nachbearbeitet und in der passenden Form an mybib eDoc oder nachgelagerte Systeme übergeben.

Wenn Inhalte nicht direkt als Datei ausgeliefert, sondern kontrolliert bereitgestellt werden sollen, kann mybib eL ergänzen. So lassen sich digitale Inhalte in passenden Zugriffsszenarien verfügbar machen.

Schnellere Lieferprozesse mit mehr Überblick

Mit Imageware wird Dokumentenlieferung transparenter und einfacher zu steuern. Bibliotheksteams behalten den Überblick über Bestellungen, Bearbeitungsstände und Lieferwege. Wiederkehrende Arbeitsschritte lassen sich standardisieren, während individuelle Anforderungen weiterhin abgebildet werden können.

Das reduziert manuelle Zwischenschritte, erleichtert die Zusammenarbeit zwischen beteiligten Stellen und sorgt dafür, dass bestellte Inhalte zuverlässig bereitgestellt werden.