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Anwendungsfall
Massendigitalisierung
Wenn täglich große Mengen digitalisiert werden, braucht jeder Schritt einen klaren Status, eine klare Zuständigkeit und einen verlässlichen nächsten Schritt.
Massendigitalisierung bedeutet mehr als viele Seiten zu scannen. Große Digitalisierungsprojekte müssen geplant, gesteuert, überwacht und nachvollziehbar dokumentiert werden – oft über lange Zeiträume, mit mehreren Beteiligten, unterschiedlichen Standorten und klaren Vorgaben für Qualität, Struktur und Übergabe.
Imageware unterstützt solche Projekte mit Software, die Scanprozesse, Auftragssteuerung, Bearbeitungsstände und Übergaben in einem kontrollierten Workflow verbindet. So bleibt auch bei hohen Mengen sichtbar, was bereits erledigt ist, was gerade bearbeitet wird und wo der nächste Schritt ansteht.
Große Mengen kontrolliert digitalisieren
Bei der Massendigitalisierung werden häufig mehrere hundert bis viele tausend Seiten pro Tag verarbeitet. Dabei müssen physische Bestände, Scanarbeitsplätze, Nachbearbeitung, Qualitätskontrolle, Metadaten, Rücksortierung und Übergabe an Zielsysteme zuverlässig zusammenspielen.
Entscheidend ist, dass jedes Objekt und jeder Auftrag im Prozess nachvollziehbar bleibt. Wo befindet sich die Vorlage? Wurde sie bereits gescannt? Ist die Qualität geprüft? Sind Metadaten vollständig? Wurde das Ergebnis übertragen? Solche Fragen müssen im laufenden Projekt schnell beantwortet werden können.
Viele Schritte, viele Beteiligte, viele Abhängigkeiten
Je größer ein Digitalisierungsprojekt wird, desto stärker steigt der Koordinationsaufwand. Vorlagen müssen ausgehoben, transportiert, erfasst, geprüft, gegebenenfalls nachbearbeitet, zurücksortiert und an nachgelagerte Systeme übergeben werden. Gleichzeitig sollen Bearbeitungsstände transparent bleiben und Fehler früh erkannt werden.
Ohne geeignete Workflowsteuerung entstehen schnell Lücken: Aufträge werden doppelt bearbeitet, Vorlagen sind schwer auffindbar, Statusinformationen werden manuell gepflegt oder Übergaben sind nicht eindeutig dokumentiert. Das kostet Zeit und erschwert die Projektkontrolle.
Gerade bei langfristigen Projekten braucht es deshalb ein System, das nicht nur einzelne Arbeitsschritte unterstützt, sondern den gesamten Prozess abbildet – vom Auftrag über den Scan bis zur Ausgabe, Übergabe und Dokumentation.
Workflowsteuerung für große Digitalisierungsprojekte
Imageware unterstützt Massendigitalisierung mit einer Kombination aus Workflowsteuerung und produktiver Scanverarbeitung. So lassen sich große Mengen strukturiert bearbeiten, ohne dass der Überblick über Aufträge, Bearbeitungsstände und Übergaben verloren geht.
mybib eDoc übernimmt die übergreifende Steuerung des Prozesses. Aufträge, Arbeitsschritte, Zuständigkeiten, Statusinformationen und Übergaben können zentral verwaltet und dokumentiert werden. Das hilft besonders dort, wo viele Objekte, Standorte, Teams oder Prozessschritte koordiniert werden müssen.
BCS-2 unterstützt die produktive Erfassung und Verarbeitung der Digitalisate. Vorlagen werden gescannt oder vorhandene Images übernommen, Bilder nachbearbeitet, Qualitätsprüfungen durchgeführt, Indexdaten ergänzt und Ergebnisse in definierte Formate oder Zielstrukturen ausgegeben.
Gemeinsam ermöglichen beide Systeme einen durchgängigen Ablauf: von der Auftragsanlage und Prozesssteuerung über die Scanproduktion bis zur kontrollierten Übergabe der fertigen Digitalisate.
Ein möglicher Ablauf
Projekt und Aufträge anlegen
Bestände, Titel, Signaturen oder Objektlisten werden als Aufträge erfasst. Vorgaben zu Bearbeitung, Qualität, Ausgabe und Übergabe können projektbezogen definiert werden.
Vorlagen ausheben und vorbereiten
Die physischen Materialien werden für die Digitalisierung bereitgestellt. Der Status bleibt nachvollziehbar, damit sichtbar ist, welche Vorlagen sich in welchem Prozessschritt befinden.
Scannen oder Images übernehmen
Die Vorlagen werden mit BCS-2 erfasst oder vorhandene Bilddateien werden in den Workflow integriert.
Nachbearbeitung und Qualitätskontrolle durchführen
Digitalisate werden geprüft, korrigiert und für die weitere Verarbeitung freigegeben.
Struktur- und Metadaten ergänzen
Indexdaten, Seiteninformationen, Strukturdaten oder OCR-Ergebnisse werden ergänzt, damit die Digitalisate weiterverwendbar sind.
Ergebnisse ausgeben und übertragen
Die fertigen Dateien werden in den benötigten Formaten, Ablagestrukturen oder Zielsystemen bereitgestellt.
Rücksortierung und Abschluss dokumentieren
Nach der Digitalisierung können Rücksortierung, Übergabe und Projektabschluss nachvollziehbar dokumentiert werden.
Große Projekte bleiben steuerbar
Mit Imageware werden Massendigitalisierungsprojekte transparenter und besser kontrollierbar. Teams sehen, welche Aufträge offen, in Bearbeitung, geprüft oder abgeschlossen sind. Arbeitsschritte lassen sich standardisieren, Übergaben dokumentieren und Ergebnisse konsistent ausgeben.
Das reduziert manuelle Abstimmung, vermeidet unnötige Doppelarbeit und schafft eine verlässliche Grundlage für Projekte, bei denen hohe Mengen, Qualität und Nachvollziehbarkeit zusammenkommen müssen.
Für Einrichtungen mit großen Digitalisierungsprojekten
Massendigitalisierung betrifft Einrichtungen, die große Bestände planbar, nachvollziehbar und in gleichbleibender Qualität digitalisieren müssen.
Lassen Sie uns über Ihr Großprojekt sprechen.
Ob umfangreiche Bestände, viele Beteiligte oder langfristige Projektstrukturen: Wir unterstützen Sie dabei, Anforderungen zu klären und einen Workflow zu entwickeln, der Volumen, Qualität und Nachvollziehbarkeit zusammenbringt.