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Anwendungsfall
Aktenbestände
Große Aktenbestände lassen sich effizient digitalisieren, wenn Erfassung, Qualitätssicherung und Übergabe klar gesteuert sind.
Aktenbestände stellen besondere Anforderungen an die Digitalisierung. Häufig geht es um große Mengen, unterschiedliche Vorlagen, gewachsene Ablagestrukturen und klare Vorgaben für Qualität, Benennung, Ausgabeformate und Übergabe.
Ob Altakten, Grundbücher, Verwaltungsakten, Fachakten oder Unternehmensarchive: Entscheidend ist ein Prozess, der wiederholbar funktioniert und die Ergebnisse zuverlässig für die weitere digitale Nutzung vorbereitet.
Akten strukturiert erfassen und für digitale Prozesse vorbereiten
Bei der Digitalisierung von Aktenbeständen reicht es nicht, Seiten einzuscannen und als Datei abzulegen. Die Digitalisate müssen eindeutig zugeordnet, vollständig geprüft und in einer Form ausgegeben werden, die zur weiteren Bearbeitung, Archivierung oder Übergabe an Fachsysteme passt.
Je nach Bestand müssen Ordner, Vorgänge, Register, Trennblätter, Barcodes oder Metadaten berücksichtigt werden. Gerade bei größeren Projekten braucht es deshalb klare Abläufe, damit Qualität, Struktur und Produktivität zusammenpassen.
Hohe Volumina brauchen klare Standards
Aktenbestände sind oft heterogen. Unterschiedliche Formate, wechselnde Papierqualitäten, handschriftliche Notizen, Register, Anlagen oder beschädigte Vorlagen können die Digitalisierung anspruchsvoll machen. Gleichzeitig müssen Ergebnisse reproduzierbar sein – auch dann, wenn mehrere Arbeitsplätze, Teams oder Projektphasen beteiligt sind.
Ohne definierte Workflows entstehen schnell Medienbrüche, manuelle Nacharbeiten oder uneinheitliche Ausgabeformate. Besonders in Verwaltung und Unternehmen ist außerdem wichtig, dass Bearbeitungsstände nachvollziehbar bleiben und die Übergabe in bestehende Ablagen oder Fachverfahren sauber funktioniert.
Standardisierte Scanprozesse für komplexe Aktenbestände
Imageware unterstützt die Digitalisierung von Aktenbeständen mit Software, die Erfassung, Nachbearbeitung, Strukturierung und Ausgabe in einem klaren Workflow verbindet. So lassen sich wiederkehrende Aufgaben standardisieren und projektbezogene Anforderungen zuverlässig abbilden.
BCS-2 ist dabei der zentrale Arbeitsplatz für die Scanproduktion. Vorlagen werden erfasst oder importiert, Bilder direkt nachbearbeitet, Index- und Strukturinformationen ergänzt und Ergebnisse in definierte Formate oder Zielstrukturen ausgegeben. Funktionen für Batch-Verarbeitung, Qualitätskontrolle, Indexierung und flexible Ausgabe helfen besonders bei wiederkehrenden Aufgaben und großen Mengen.
Wenn ein Projekt zusätzlich eine übergreifende Auftragssteuerung, Statusverfolgung oder dokumentierte Übergaben benötigt, kann mybib eDoc den Prozess ergänzen. So lassen sich Arbeitsschritte organisieren, Bearbeitungsstände verfolgen und Übergaben in größere Projektstrukturen einbetten.
Ein möglicher Ablauf
Bestand vorbereiten
Akten, Ordner oder Vorgänge werden für die Digitalisierung vorbereitet. Je nach Projekt können Trennblätter, Barcodes, Signaturen oder andere Zuordnungsmerkmale genutzt werden.
Vorlagen scannen oder Images importieren
Die Akten werden am Scanarbeitsplatz erfasst oder vorhandene Bilddateien werden in den Workflow übernommen.
Qualität prüfen und Bilder nachbearbeiten
Digitalisate werden geprüft, zugeschnitten, gedreht, entzerrt und für die weitere Verarbeitung vorbereitet.
Struktur und Metadaten ergänzen
Akten, Vorgänge oder Dokumenteinheiten werden über Indexdaten, Metadaten oder Strukturdaten beschrieben und eindeutig zugeordnet.
Ergebnisse ausgeben oder übergeben
Die fertigen Digitalisate werden in den benötigten Formaten, Ablagestrukturen oder Zielsystemen bereitgestellt.
Projektfortschritt nachvollziehen
Bei größeren Projekten können Aufträge, Bearbeitungsstände und Übergaben zusätzlich über mybib eDoc dokumentiert und gesteuert werden.
Aus Akten werden verlässliche digitale Bestände
Mit Imageware lassen sich Aktenbestände so digitalisieren, dass die Ergebnisse nicht nur vollständig und lesbar sind, sondern auch strukturiert weiterverarbeitet werden können. Teams arbeiten in klaren Abläufen, wiederkehrende Schritte lassen sich standardisieren und die Ausgabe folgt definierten Vorgaben.
Das erleichtert die Übergabe an bestehende Systeme, reduziert manuelle Nacharbeiten und schafft eine belastbare Grundlage für digitale Verwaltungs-, Archiv- oder Unternehmensprozesse.
Besonders relevant für aktenbasierte Prozesse
Aktenbestände gibt es in sehr unterschiedlichen Organisationen. Die Anforderungen unterscheiden sich je nach Bestand, rechtlichem Rahmen, Zielsystem und Projektumfang.
Lassen Sie uns über Ihre Aktenbestände sprechen.
Ob Grundbücher, Altakten, Fachakten oder Unternehmensarchive: Wir unterstützen Sie dabei, Anforderungen zu klären und einen Workflow zu entwickeln, der zu Bestand, Projektumfang und Zielsystemen passt.