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Anwendungsfall
Fernleihe
Fernleihe wird einfacher, wenn Anfragen, Bearbeitung, Lieferung und Statusmeldungen zentral gesteuert werden.
Fernleihe verbindet Bibliotheken, Bestände und Nutzerinnen und Nutzer über lokale Grenzen hinweg. Dabei müssen Anfragen aus unterschiedlichen Systemen geprüft, bearbeitet, geliefert oder weitergeleitet werden – oft mit klaren Vorgaben für Statusmeldungen, Lieferwege, Fristen und Abrechnung.
Imageware unterstützt Bibliotheken dabei, diese Abläufe in einem zentralen Workflow zu organisieren. So bleiben Bestellungen, Bearbeitungsstände, Scanprozesse, Quittierungen und Auslieferungen nachvollziehbar – auch wenn mehrere Systeme oder Lieferdienste beteiligt sind.
Fernleihbestellungen zentral bearbeiten und zuverlässig weiterleiten
In der Fernleihe müssen eingehende und ausgehende Bestellungen strukturiert verarbeitet werden. Je nach Verfahren geht es um Kopienlieferung, elektronische Dokumentenlieferung oder die Ausleihe rückgabepflichtiger Medien. Die Bearbeitung muss zur jeweiligen Systemlandschaft, zu lokalen Zuständigkeiten und zu den Vorgaben der beteiligten Dienste passen.
Wichtig ist, dass alle Beteiligten den aktuellen Stand eines Auftrags erkennen können: Ist die Anfrage eingegangen? Wurde sie geprüft? Muss gescannt werden? Wurde geliefert, quittiert oder abgelehnt? Genau diese Transparenz ist entscheidend für einen verlässlichen Fernleihbetrieb.
Viele Systeme, viele Status, viele Übergaben
Fernleihprozesse sind häufig komplexer als interne Dokumentenlieferung. Bestellungen können aus unterschiedlichen Quellen kommen, etwa aus Verbundsystemen, Postfächern oder internationalen Diensten. Gleichzeitig müssen lokale Bibliothekssysteme, Scanarbeitsplätze, Lieferwege und Rückmeldungen sauber zusammenspielen.
Ohne zentrale Steuerung entstehen schnell Medienbrüche: Informationen werden manuell übertragen, Statusmeldungen an mehreren Stellen gepflegt oder Lieferdateien außerhalb des eigentlichen Workflows abgelegt. Das erhöht den Aufwand und erschwert die Nachvollziehbarkeit.
Besonders bei mehreren Lieferdiensten, nationalen und internationalen Verfahren oder vielen beteiligten Standorten braucht es klare Regeln dafür, welcher Auftrag wie bearbeitet, quittiert, ausgeliefert oder weitergeleitet wird.
Ein zentraler Workflow für Fernleihe und Lieferdienste
Imageware unterstützt Fernleihprozesse mit einem Workflow, der Anfragen aus verschiedenen Quellen zusammenführt und die Bearbeitung zentral steuerbar macht. Aufträge können angelegt, angereichert, weitergeleitet, quittiert, gescannt, ausgeliefert oder abgerechnet werden – abhängig vom jeweiligen Verfahren.
mybib eDoc bildet die zentrale Plattform für die Auftragsbearbeitung. Das System unterstützt die Steuerung nationaler und internationaler Fernleihprozesse, die Einbindung unterschiedlicher Lieferdienste und die Fortschreibung von Statusinformationen. Mitarbeitende arbeiten in einer Oberfläche und behalten den Überblick über offene, laufende und abgeschlossene Aufträge.
BCS-2 unterstützt, wenn für eine Fernleihbestellung Seiten, Kapitel oder Dokumente digitalisiert werden müssen. Die Scans werden nachbearbeitet, geprüft und anschließend in der benötigten Form an mybib eDoc oder angeschlossene Systeme übergeben.
Wenn Digitalisate nicht direkt versendet, sondern kontrolliert bereitgestellt werden sollen, kann mybib eL ergänzen. So lassen sich Inhalte in definierten Zugriffsszenarien verfügbar machen.
Ein möglicher Ablauf
Anfrage übernehmen
Fernleihbestellungen werden aus angebundenen Systemen, Diensten oder Postfächern übernommen und in mybib eDoc als Auftrag angelegt.
Auftrag prüfen und anreichern
Metadaten, Signaturen, Bestandsinformationen oder weitere Angaben werden ergänzt. Bei Bedarf können externe Systeme zur Anreicherung oder Prüfung eingebunden werden.
Bearbeitungsweg festlegen
Je nach Anfrage wird entschieden, ob eine Kopie geliefert, ein Medium ausgeliehen, eine Anfrage weitergeleitet oder eine Absage erzeugt wird.
Vorlage scannen oder Medium bearbeiten
Wenn eine digitale Lieferung erforderlich ist, werden die benötigten Seiten oder Kapitel mit BCS-2 erfasst und für die Auslieferung vorbereitet.
Status fortschreiben und quittieren
Statusmeldungen, Quittierungen, Rückfragen oder Ablehnungen werden im Workflow dokumentiert und an die beteiligten Systeme oder Dienste übergeben.
Auftrag ausliefern oder bereitstellen
Die fertige Lieferung wird über den definierten Lieferweg versendet oder kontrolliert bereitgestellt.
Abschluss dokumentieren
Der Auftrag wird abgeschlossen, archiviert oder nach festgelegten Regeln weiterverarbeitet. Abrechnung, Reklamationen oder Nachfragen können dem Auftrag zugeordnet werden.
Fernleihe bleibt auch bei komplexen Verfahren übersichtlich
Mit Imageware lassen sich Fernleihprozesse zentral steuern und besser nachvollziehen. Bibliotheksteams arbeiten in einer einheitlichen Oberfläche, reduzieren manuelle Zwischenschritte und behalten den Überblick über Anfragen, Bearbeitungsstände, Lieferwege und Rückmeldungen.
Das erleichtert die Zusammenarbeit zwischen beteiligten Stellen, beschleunigt wiederkehrende Abläufe und sorgt dafür, dass Fernleihbestellungen zuverlässig bearbeitet, geliefert oder weitergeleitet werden.
Besonders relevant für Bibliotheken mit Fernleihservices
Fernleihe ist vor allem für Bibliotheken relevant, die Anfragen aus lokalen, regionalen, nationalen oder internationalen Systemen bearbeiten und liefern.
Lassen Sie uns über Ihre Fernleihe sprechen.
Ob nationale Fernleihe, internationale Lieferdienste oder die Einbindung bestehender Systeme: Wir unterstützen Sie dabei, Anforderungen zu klären und einen Workflow zu entwickeln, der zu Ihren Verfahren, Beständen und technischen Schnittstellen passt.