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Die vom Bundestag beschlossene temporäre Absenkung der MwSt. für den Zeitraum 1.7.2020 bis 31.12.2020 hat gravierende Auswirkungen auf die Rechnungsstellung und das Rechnungswesen von Lieferanten und Kunden. Betroffen sind nicht nur zukünftige Rechnungen, sondern auch vor dem 1.7.2020 erstellte Rechnungen sowie ggf. Rechnungen nach dem 31.12.2020

Zu Ihrer Information nachfolgend ein kurzer Überblick: 

  • Relevant für den anzusetzenden MwSt.-Satz ist der umsatzsteuerliche Zeitpunkt der Lieferung oder Leistungserbringung und nicht das Datum der Rechnung. Auch bei Rechnungsstellung in 2021 kommt die MwSt. von 16% noch zum Tragen, wenn die Leistung vor dem 31.12.2020 erbracht wurde 
     
  • Bei Produkten wie Hard- und Software sowie bei Projekten gilt der Tag der Lieferung, Übergabe oder Abnahme als der umsatzsteuerlich relevante Zeitpunkt 
     
  • Wartung-, Pflege-, Miet-, Hosting-, Nutzungsverträge gelten als „sonstige Leistung“. Hier gilt als Zeitpunkt der Tag, an dem der für die jeweilige Periode berechnete Leistungszeitraum endet. (Beachte: Entgegen vorheriger Informationen erfolgt keine Aufteilung auf die Zeiträume mit 16% oder 19% MwSt; S.u. Auszug BMF-Schreiben)  
     
  • Es gilt der auf der Rechnung bzw. Gutschrift ausgewiesene MwSt.-Satz und nicht der MwSt.-Satz, der auf Angeboten und Auftragsbestätigungen ausgewiesen wird  
     
  • Der Zeitpunkt der zukünftigen oder bereits erfolgten Zahlungen ist für den anzusetzenden MwSt.-Satz nicht relevant 

ImageWare wird bei Angeboten und Auftragsbestätigungen i.d.R. den MwSt.-Satz von 19% ausweisen. Erst bei Rechnungsstellung wird der dann anzuwendende MwSt.-Satz z.B. auf 16% gesetzt.  Gründe für dieses Verfahren sind, dass weder die verbindliche Beauftragung durch Kunden noch die Umsetzung (Leistungserbringung) bis 31.12.2020 zum gegenwärtigen Zeitpunkt absehbar ist.  Des Weiteren kann nicht ausgeschlossen werden, dass die MwSt.-Absenkung, je nach Konjunkturlage, über den 31.12.2.2020 hinaus Bestand hat.  

Je nach Art der Lieferung und/oder Leistung hat dies folgende konkrete Auswirkungen

Produkte: Für Produkte wie BCS-2, C-3, MyBib eDoc, Scanner und deren Ersatzteile ist das Lieferdatum das entscheidende Kriterium. Beispiel: Bei Lieferung einer BCS-2 Lizenz vor dem 30.6.2020 wird 19% MwSt. angesetzt. Dies gilt auch dann, wenn die Rechnung erst im Juli, August oder später erstellt wird. Lieferungen zwischen dem 1.7.2020 und dem 31.12.2020 werden mit 16% MwSt. in Rechnung gestellt.  

Relevanz für Abgrenzung: Gering, da i.d.R. Lieferungen zeitnah berechnet werden. 

Wartungs-, Pflege, Miet-, Hosting-, Cloud-Service Verträge 

Diese Leistungen werden umsatzsteuerlich als „sonstige Leistungen“ (s.u. Auszug BMF-Schreiben) klassifiziert. Der vereinbarte Leistungszeitraum beträgt i.d.R. 12 Monate mit jährlicher Abrechnung. Umsatzsteuerlich ist es unerheblich, ob zu Beginn, in der Mitte oder zum Ende einer 12-Monatsperiode abgerechnet wird bzw. wurde. Entscheidend ist der letzte Tag des jeweils berechneten Leistungszeitraumes, d.h. konkret: 

  • liegt das Ende des Leistungszeitraumes zwischen dem 1.7.2020 und 31.12.2020, so ist die Rechnung (auch nachträglich) mit 16% zu erstellen 
  • liegt das Ende des Leistungszeitraumes vor dem 1.7.2020 oder nach dem 31.12.2020, so ist die Rechnung mit 19% zu erstellen 

Relevanz für Abgrenzung: Hoch, da hiervon (fast) alle Rechnungen für Wartung, Pflege usw. betroffen sind. 

Dienstleistungen nach Aufwand (EVB-IT Dienstverträge oder vergleichbar): 

Bei Dienstleistungen, die nach Aufwand erbracht werden, sind die Monate bzw. der Zeitraum in dem die Dienstleitung(en) erfolgte(n) maßgeblich. Analog zu dem unter Produkte beschriebenen Vorgehen wird die im jeweiligen Monat geltende MwSt. berechnet. Verteilt sich die Dienstleistung auf Monate mit unterschiedlichen MwSt.-Sätzen, so wird wie bei den Wartungs-, bzw. Pflegeverträgen je eine Rechnung mit 16% und eine mit 19% erstellt. 

Relevanz für Abgrenzung: Gering, da i.d.R. monats- oder quartalweise abgerechnet wird. 

Projekte und Werkverträge (EVB-IT Werkvertrag oder vergleichbar): 

Hier heben die Finanzbehörden in der Regel auf die Lieferung bzw. Abnahme ab. Die Produktionsaufnahme bzw. der Testbetrieb gelten als „starkes“ Indiz für die Abnahme. Nachbesserungen, Fehlerbeseitigungen, usw. nach der Abnahme haben „MwSt.-technisch“ keine aufschiebende Wirkung. Somit gilt der Monat der Abnahme als Leistungszeitpunkt, der den entsprechenden MwSt. Satz bestimmt. 

Beachte: Auch wenn ein Projekt schon zu 90% in 2019 bzw. vor dem 1.7.2020 umgesetzt wurde, die Abnahme aber erst am 10.7.2020 erfolgt, so ist für das ganze Projekt der MwSt.-Satz von 16% anzusetzen.  

Relevanz für Abgrenzung: Hoch & „komplex“, da in gewissem Umfang Teilleistungen bzw. -abnahmen zu berücksichtigen sind. 

Kombination von Lieferung, Leistungen und Wartungs-, Pflege- und Mietverträgen 

In einigen Fällen wurden bzw. werden mit einer Rechnung sowohl Lieferungen als auch Dienstleistungen oder ein Pflegevertrag berechnet. Dies kann aufgrund der unterschiedlichen Zeitpunkte, die für die MwSt.  relevant sind, zu unterschiedlichen MwSt.-Sätzen in einer Rechnung führen, z.B. Lieferung einer BCS-2 Lizenz im August 2020 und Pflegevertrag über 12 Monate bis zum 30.8.2021. In diesem Falls werden für die BCS-2 Lizenz mit 16% MwSt. und für den Pflegevertrag 19% MwSt. angesetzt, da der letzte Tag des Leistungszeitraum der 30.8.2021 ist.   

Rückerstattung:  Nun zu den erfreulichen Informationen zur Umsetzung der Rückerstattung. Auch wenn der reduzierte MwSt.-Satz erst zum 1.7. gesetzlich in Kraft getreten ist, so hat dieser rückwirkende Effekte auf bereits erstellte Rechnungen. Die bisher ausgewiesene korrekte MwSt. von 19% kann falsch sein. Selbst bei „Kleinstbeträgen“ wird dies nicht nur unser Finanzamt (spätestens beim Jahresabschluss) monieren, sondern auch Ihr Rechnungswesen oder die Revision bei der nächsten Rechnungsprüfung, d.h.  „falsche Rechnungen“ haben Langzeitfolgen.     

Dem möchten wir wie folgt vorbeugen:  Alle bereits erstellten Rechnungen werden gemäß den obigen Richtlinien kontrolliert und entsprechend korrigiert. Die Korrekturen werden primär Rechnungen für Wartung, Pflege, Miete usw. betreffen.  

Sie müssen NICHTS tun! Sobald die Ausführungsbestimmungen zum Gesetz vorliegen, sich eine vorherrschende „Interpretation“ derselben gebildet hat und die Anpassungen in den Buchhaltsystemen von SAP, DATEV & Co umgesetzt wurden, werden wir ab Mitte August alle Rechnungen prüfen. Betroffene Rechnungen werden für den entsprechenden Zeitraum mit 19% gutgeschrieben und zeitgleich mit 16% erneut berechnet und versandt. Daraus resultierende Guthaben werden wir auf ein von Ihrer Verwaltung benanntes Konto überweisen.  

Beachte: Aus Gründen der Nachvollziehbarkeit, Transparenz und Reduzierung von Nachfragen durch Revision bzw. MwSt.-Prüfer sollte der Erstattungsbetrag nicht mit anderen Rechnungen bei Zahlung verrechnet, sondern, wie zuvor beschrieben, von uns beglichen werden 

Unser Ziel ist es, alle Erstattungen bis zum 30.9.2020 abzuwickeln. 

Wir hoffen diese Information auch Lesern außerhalb des Rechnungswesens verständlich erläutert zu haben.  Bei Rückfragen senden Sie bitte eine E-Mail mit Angabe der entsprechenden Rechnungsnummer an order@imageware.de.

Quellenachweis:  

Schreiben des Bundeministerium der Finanzen via E-Mail   an die obersten Finanzbehörden der Länder vom 30.Juni. 2020 (Eingang ImageWare 5.8. 2020) 

„… 

BETREFF; Umsatzsteuer; 

Befristete Absenkung des allgemeinen und ermäßigten Umsatzsteuersatzes  

zum 1. Juli 2020 

GZ   III C 2 – S 7030/20/10009 :004 

...Unter Bezugnahme auf das Ergebnis der Erörterungen mit den obersten Finanzbehörden der Länder gilt Folgendes: … 

3.3.1 Grundsätzliches  

23 Auswirkungen hat die Absenkung der Umsatzsteuersätze insbesondere für 

Leistungen, die sich über einen längeren Zeitraum erstrecken (Dauerleistungen), sofern der Zeit-punkt des In-Kraft-Tretens der Umsatzsteuersatzänderung in den für die Leistung ver-einbarten Zeitraum fällt. Bei den Dauerleistungen kann es sich sowohl um sonstige Leistungen (z. B. Vermietungen, Leasing, Wartungen, Überwachungen, laufende Finanz- und Lohnbuchführung) als auch um die Gesamtheit mehrerer Lieferungen (z. B. von Baumaterial) handeln. …“ 

24 Dauerleistungen werden ausgeführt:  

1. im Falle einer sonstigen Leistung an dem Tag, an dem der vereinbarte Leistungszeitraum endet (Abschnitt 13.1 Abs. 3 UStAE),  

2. im Falle wiederkehrender Lieferungen – ausgenommen Lieferungen von elektrischem Strom, Gas, Wasser, Abwasser, Kälte und Wärme (vgl. Rz. 35) – am Tag jeder einzelnen Lieferung 
    (Abschnitt 13.1 Abs. 2 UStAE) ……. 

3.12 Zu hoher Umsatzsteuerausweis in der Unternehmerkette  

46 Hat der leistende Unternehmer für eine nach dem 30. Juni 2020 und vor dem 1. August 2020 an einen anderen Unternehmer erbrachte Leistung in der Rechnung den vor dem 1. Juli 2020 geltenden Steuersatz (19 Prozent anstelle von 16 Prozent bzw. 7 Prozent anstelle von 5 Prozent) ausgewiesen und diesen Steuerbetrag abgeführt, wird es aus Vereinfachungsgründen nicht beanstandet, wenn der Unternehmer in den Rechnungen den Umsatzsteuerausweis nicht berichtigt. Einem zum Vorsteuerabzug berechtigten Leistungsempfänger wird aus Gründen der Praktikabilität aus derartigen i.S. von § 14c Abs. 1 UStG unrichtigen Rechnungen auch für die nach dem 30. Juni 2020 und vor dem 1. August 2020 seitens eines Unternehmers erbrachte Leistung ein Vorsteuerab-zug auf Grundlage des ausgewiesenen Steuersatzes gewährt. Für Umsätze, für die der Leistungsempfänger die Steuer nach § 13b UStG schuldet, gilt dies entsprechend für die vom Leistungsempfänger berechnete Steuer. ….“

Die für die Umsetzung relevanten Passagen wurden von ImageWare in rot hervorgehoben.